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あなたの会社の会議が無駄な4つの理由


今日は『1440分の使い方――成功者たちの時間管理15の秘訣』(ケビン・クルーズ,パンローリング株式会社)を読んで学んだことを紹介します。


1440分とは、すなわち1日の時間です!

この1440分をどう無駄なく使うかがこの本には書かれています。

 

スケジュール管理、メール処理、定時で帰る方法、朝の習慣などなど。

 

今日はその中から、無駄な会議を減らして時間を捻出する方法をお伝えします。

 

目次

 

会議が無駄な4つの理由


10億ドル以上の資産をもつビリオネア達の多くは会議は無駄だと言い切っています。

 

(1)開始が遅れるから

会議はマメな日本人ですら5分、10分と開始が遅れるのが常です。

仮に5分遅れて、その間座っている人が10人いれば、総計50分の時間の無駄です。

 

(2)参加者が不適切だから

会議の参加者はとりあえずでアテンドされます。

しかし、会議の中で発言したりする人はごくわずか、意思決定に関わる人もごくわずかです。

関係ない参加者の数×会議の時間分、時間の無駄です。

 

(3)どうでもいい些細な議論に時間を費やしてしまうから

「自転車置き場効果」と呼ばれるものです。

原子力発電所を立てるにあたり、専門的なことは難解であるので異議が挟まれずスムーズに議事が進みます。

しかし従業員の自転車置き場のデザインの話になると、とたんに皆が口を挟むようになった、という話が元になっています。

 

どうでもいい些細な議論に費やしている時間分×参加者の数、時間の無駄です。

 

(4)不適切な人がその場を仕切っているから

会議の進行役は、たいていはそのグループのトップか、ただ声が大きい人です。

そういう人達がこの会議を開いた理由、この会議のゴールをちゃんとわかっているかは微妙です。

 

ちゃんとわかっていない場合、参加者の数×会議の時間分、まるまる時間の無駄になります。

 

良い会議をするための5つの方法


会議がいかに無駄かということがわかっていただけたかと思います。

でも逆を言えば、上記の4つを解消できるような会議であれば、無駄ではなくなるということです。

 

(1)そもそも無駄な会議はやらない、参加しない

メールや電話、2~3人での小さい打ち合わせ、資料や情報の一斉配信、などで済むならそうしてしまい、そもそも会議は開かないようにしましょう。 

無駄だと思う会議には、予定があるので参加しません、と言う勇気も持ちましょう。

 

(2)会議の目的を明確に決める

会議をする前に、この会議の議題は何か、何を決めるのか、ゴールはどこかを明確にして、参加者に知らせておきましょう。

 

(3)進行役を明確にする

会議の目的がわかっている人を、あらかじめ進行役として決めておきましょう。

 

(4)時間を決める、かつ極力短くする

会議の時間は最初から決めておきます。

かつ極力短くしましょう。

15分でも、なんなら10分でもいいです。

 

決められた時間以上は絶対に延ばさず、その時間内でゴールに達成できるるよう努力し、できなかった場合は一度会議を終了して、また個別に小さいミーティングを行うなどにしましょう。

 

 

皆さんも時間を効率的に使って、1440分を有意義なものにしてみませんか?