今日は『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門』(岡野 純,インプレス)を読んで学んだことを紹介します。
上司から言われた仕事をつい忘れてしまう人、うっかり書類の提出期限を過ぎてしまう人、いると思います。
これはあなたが忘れっぽいことが原因、ではありません！
忘れない人は、実は忘れっぽい人よりも自分が忘れることを知っているので、その分たくさんのことをメモしているのです。
今日はそんな忘れっぽい人でも、仕事を忘れることを0にするための3つの極意をお教えします。
目次
(1)どんな些細なことでも即メモる
仕事を忘れない人はどんな些細なことでも即メモをとります。
例えば「○○さんに電話する」もスケジュール帳の今日のやることリストのところに書いてしまいます。
「○○さんにメール」もメモります。
重要なアポイントがあればメモるのは当然、重要なアポのあとは上司に報告しますよね？
その場合も重要なアポが入った瞬間に、アポの日のやることリストに「上司に報告する」と先に書いてしまうのです。
自分のスケジュール帳は1ページ1週間だからそんなにいっぱいメモできないよという方は、そもそもスケジュール帳が小さいです。
1ページ1日の大きいスケジュール帳を買うか、1日ごとのやることリストを書く別の手帳なりスマホアプリなどを導入しましょう。
私は商社勤務なので、1日数十人の人間と会い数十人に電話します。
今日・明日は誰に会うかだけでなく、今日は誰に電話、明日は誰に電話、明後日は誰に電話も、わかった段階で即すべてメモしています。
頭の中だけでは絶対に覚えられません。
どんな些細なことでも即メモするのが、忘れないようにする唯一のコツなのです。
(2)仕事は細分化してメモる
仕事の期日を守れない人がよくやるのは、スケジュール帳に仕事の締め切り日だけ書いてしまうというものです。
これでは当日にならないと思い出しませんし、慌ててやっても間に合わないか、間に合ったとしてもクオリティが低いものしかできません。
仕事は細分化してメモるようにします。
例えば締め切りが9月12日の仕事なら、
9月3日やることリスト「資料作り始め」
9月10日やることリスト「資料最終チェック」
9月11日やることリスト「資料提出」
9月12日やることリスト「資料締め切り」
とこれだけ細分化してスケジュール帳に書くようにします。
場合によっては「資料作り」のところをもっと細分化して「資料作り始め」「情報収集」「○○先輩にチェック依頼」などと書く場合もあるでしょう。
細分化することで期日ギリギリになってからやり始めるというのを防ぐことができます。
また難しくて何から始めたら良いかわからないという仕事も細分化することで、とりあえず作り始めてみよう、というように手をつけやすくなるという利点があります。
とりあえずやり始めることによって、この仕事を完成させるのにかかる時間や問題点等がわかってくるのです。
締め切りを守れるようになりたいなら、とにかく細分化してメモるようにしましょう。
(3)すぐやれることはすぐやる
最後ですが言われたことは基本的にはすぐやるようにしましょう。
もちろん作るのに1時間かかるような資料をすぐ完成するのは無理ですが、それでも言われたらその日中にできるかぎりやってしまいましょう。
○○さんに電話しておいて、と言われたら上司の目の前で即電話して、即報告してしまいましょう。
こうすればメモする手間が省けますし、何より言われたことを即やるという習慣はあなたの社内での評価を大きくあげてくれます。
ただし注意がありまして、即やるといっても今やってる作業が5分後に終わるのでこれが終わってからやろう、という場合は「○○さんに電話」というのを上司に言われた目の前でメモしておいてください。
メモしていなければ人間1,2分経っただけでやることを忘れます。
1分後すぐやるからメモらなくていい、では仕事を忘れるミスは減りません。
1秒後に即やること以外は全てメモるようにしましょう。
とにかくメモってメモってメモりまくれ
仕事を忘れない人、仕事のミスが少ない人はとにかくメモってメモってメモりまくります。
上司や顧客と話している時も、これは依頼事項だ、これは調べておこう、と思いついたらすぐスケジュール帳のやることリストに即書き込み、話の最後に「ではこれとこれとこれをいついつまでにやるようにします」と伝える習慣がついています。
そうすることでお互いの理解に齟齬が無いかも同時に確認することができるのです。
あなたもメモを正しくとる習慣をつけ、仕事を忘れることを0にして、デキる社員になってみませんか？
