このこねこのおすすめビジネス書紹介ブログ

年間700冊の読書家このこねこがあなたに合ったオススメのビジネス書をご紹介!

MENU

♣   今まで読んだおすすめのビジネス書一覧【150冊以上!】【5段階評価付き!】

フォルダに仕分けするな!メール整理の3つのコツ


今日は『マンガでわかる! 情報整理術〈超入門〉』(岡野 純, インプレス)を読んで学んだことを紹介します。


皆さんのメールフォルダは綺麗ですか?

未読のメール、未返信のメールがたまっていませんか?

大事なメールを見落としてしまったり、いざという時に必要なメールが見つからなくて困ったりしませんか?

 

私はそうならないようにちゃんとメールをフォルダごとに仕分けしてます!という方もいると思いますが、実はそれがメールの見落としや未返信のメールが増える原因なのです!

 

今日はフォルダごとに仕分けをしなくても受信トレイが綺麗になって、未読や未返信メールが減る3つのコツをお教えします。

 

目次

 

コツ1:フォルダごとに仕分けしない


こうもり問題ってご存知ですか?

こうもりって姿はネズミみたいですが、飛ぶ姿は鳥みたいですよね?

哺乳類に分類すべきなのか、鳥類に分類すべきなのか。

 

今はもちろん哺乳類ということがわかっていますが、昔はどちらに分類するかわからず見る人によって哺乳類だ!鳥類だ!と意見が分かれていました。

 

メールを仕分けする時、どっちのフォルダに入れたらいいんだろうって迷った経験ありませんか?

 

例えばA会社とB会社でフォルダを分けている人が、たまたまA会社もB会社も関係あるメールと遭遇してしまった時。

その時は「この案件はA会社の方が比率が多いからA会社のフォルダにいれよう!」と思って入れてA会社のフォルダにいれました。

でも最終的にはB会社がメインの案件になりだいぶ経ってからそのメールを見直したくなってB会社のフォルダを探しても見つからない。

 

2つ以上の属性をもつものは仕分けしようとすると不都合が生じる、これがこうもり問題です。

 

メールのフォルダ分けは確かに綺麗になって整理された気になりますが、実際は仕分けるのに時間がかかる上に狙ったメールを探しにくくなるという大きなデメリットがあるのです。

 

実際必要なメールを探す時は例えば「A会社」というキーワードで検索をかけて日付を探ればほとんどのものは見つかります。

仕分けに時間をかけるよりも、検索を使って上手く必要なメールを探した方が正確ですし時短にもなるのです。

 

コツ2:受診トレイ(0)を維持する


 

受診トレイ(51)

 

常にこんな人いませんか?

朝来た時にこれならともかく、ずっとこんな状態が続いていたらメールを返信する気にもならないですし、ましてやこれが、

 

受診トレイ(52)

 

になっても気付けませんよね。

 

受診トレイ(0)

 

常にこれを目指しましょう。

これなら、

 

受診トレイ(2)

 

になったらすぐ気付きますし、何より常に(0)になっているものが(2)になったら気持ち悪いのですぐメールを読んで返信する癖がつきます。

 

ここで大事なのは"メールは読んだらそのままにしないですぐ返信する"です。

メールを読んだだけで返信しなければ未返信のメールがたまってしまいます。

 

どうしてもすぐに返信できないようなメールの場合は、読んだ後に[未開封にする]にして未読に戻してしまいましょう。

これにより読んだけど返信するのを忘れた、というのを防ぐことができます。

 

ちなみに私は、例え返信したとしてもクローズしていない案件に関するメールは未読のままにしておきます。

 

例えば資料作りを依頼されたメールはとりあえず「いついつまでに作成します」と一度返信をしてしまいます。

ただ返信はしていますがやることは残っていますので[未開封にする]で未読に戻しておきます。

これにより未読・未返信のメールだけでなく、メールでの依頼事項も忘れないようにすることができるのです。

 

※受信トレイに100も未読メールが溜まっていてどうしようもない方は、思い切って1週間前に来たメールだけを返信して、それより過去のメールは読まずに全部[開封済み]にしてしまいましょう!これであなたも一瞬で受診トレイ(0)になれます!

 

コツ3:メールチェックは1日3回以下に


メールに時間を取られる人に陥りがちなのが、メールが来るたびにそちらに意識がいってしまい仕事が中断され、集中して仕事ができないため効率が悪くなってしまうというものです。

 

メールのデスクトップ通知(右下にピロン♪といって出るあれです)は思い切ってオフにしましょう。

そしてメールチェックは多くても朝昼晩の1日3回以下、職種にもよりますができる人なら朝もしくは夜の1日1回だけチェックするというものにしてしまいましょう。

 

メールを送るということは大至急の用事ではないはずです。

1日1回チェックしてその時必ず返信することさえ心掛ければ、1日以内に返信してくれる人という良い評価を相手から得ることができます。

 

メールは短時間に集中して処理することで時間を捻出し、その時間であなたがやるべきもっと大事なことに集中して取り組めるようにしましょう!

 

メールチェックよりもっと大事なことに時間を使おう!


上記3つのコツを実践すれば、あなたの受診トレイはみるみるうちに綺麗になり、未読や未返信メールで催促されたり大事なメールを探し出せなくて手間取る時間を減らせます。

 それによってあなたはたくさんの時間を捻出することができるようになります。

 

メールチェックなんてあなたにとって大した仕事ではありません。

 あなたにはもっとやるべき大事な仕事があるはずです。

 

あなたもメール整理の3つのコツを実践してメールチェックを効率化し、捻出した時間をもっと大事なことに費やしてみませんか?