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忘れっぽい人におすすめ『マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門』【書評10冊目】


仕事や人生で迷った時、大きな悩みに押しつぶされそうになった時、ふと読み直したくなる本ありませんか?

 

読むと常に新しい発見があり、自分を正しい方向に導いてくれる、そんな「人生の指南書」となりうる本を紹介していきたいと思います。

 

10冊目は20代や30代の社会人、上司や得意先から言われた仕事をついつい忘れてしまう忘れっぽい人におすすめの『マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門』(岡野 純、インプレス)です!

 



 

目次

 

どんな人向け?


この本は20代、30代の方で、

上司や得意先から頼まれた依頼をついつい忘れてしまう、

うっかり資料の提出期限を過ぎてしまう、

そんな忘れっぽい方におすすめの1冊です。

 

実はこの忘れっぽいということ、あなたの脳の記憶力が低いという訳ではないのです!

むしろ仕事の依頼を忘れないでミスなくこなす人よりも、あなたの記憶力はずっと高いのかも知れません。

なぜなら、仕事の依頼を忘れない人は自分の記憶力が低いことを知っていて、それを補うためにあることをしているからです。

それこそがタスク管理なのです!

 

正しいタスク管理ができる人は仕事を忘れることがほぼありません。

私の会社にも仕事の依頼をよく忘れてしまう後輩がいました。

彼は上司や得意先に言われたことを頭で覚えようとして、最低限のことしかメモしませんでした。

そこで私がちゃんとしたスケジュール帳をプレゼントして正しいタスク管理を教えたところ、仕事の依頼を忘れることがほとんど0になりました。

 

このように忘れっぽい人は記憶力が低いから仕事を忘れてしまうのではなく、正しいタスク管理さえ覚えればちゃんとできるようになるのです。

 

どんな内容なの?


この本にはズバリ、仕事の依頼を忘れなくできる正しいタスク管理の方法が書いてあります。

しかも100%マンガです!

昨今の「まんがでわかる」シリーズはまんがでと言いながら50%が文章だったりするのですが、その中でこの本は純粋に100%マンガで書かれているのです。

ですので普段読書をしない方におすすめしやすいのもこの本の利点です。

 

話を戻しまして、正しいタスク管理とは何なのでしょうか?

タスク管理しているけど依頼された仕事を忘れてしまう、という方は管理に抜けがある可能性が大きいです。

全てをもれなく管理すること、これが正しいタスク管理なのです。

では全てをもれなくとはどのくらいのレベルのことを言うのでしょうか?

説明していきたいと思います。

 

(1):タスクは一元管理する


仕事はこのスケジュール帳、プライベートはスマホ、やることリストはパソコン、アポイントはカレンダー。

このようにタスクを色々な媒体に分散させて書いている方、多いと思います。

これではもれなくタスク管理をするのは不可能です!

タスクを確認しようと思うたびに色々なところを見なければいけなくなりますし、それだけ抜けが発生する可能性が高くなります。

 

全てのタスクは一つの媒体で一元管理しましょう!

私のオススメは、

内勤職なら後で見返すのが圧倒的に楽なスマホのタスク管理アプリ、

外勤職で顧客の前でスマホを打つのはちょっと、という方は大きめの(できれば1日1ページの)スケジュール帳、

でタスクを一元管理することです。

 

媒体を一つに絞ることにより、それさえ確実に見るという習慣さえ付けられれば書かれてあることは忘れずに実行することができるようになります。

いろいろな媒体に分けてタスクを管理している人は、まずスマホのアプリをダウンロードするか大き目の手帳を買って、そこに全てのタスクをまとめるようにしましょう。

 

(2):習慣化していないこと以外は全て書く


タスク管理の基本はとにかく全てをもれなく管理することです。

全てとは、習慣化していないこと以外は全て、という意味です。

 

仕事で営業日報を毎日提出するのが必要だとしましょう。

忘れずに完璧に毎日出す習慣がついている人はいちいちタスクに書く必要はありません。

しかし時々抜けてしまう人は、1週間分、ないし1か月分、スケジュール帳のその日のタスクリストに「営業日報を出す」と書き連ねましょう。

出したらチェックして、このタスクは終わったということを明確にする。

 

ここでよくあるのは、自分は毎日営業日報を出す習慣がついていると思っているのに、どうやら特定の条件下の時だけ出し忘れてしまう傾向がある。

例えば今日は緊急の案件がいっぱいあって忙しいから、今日の分の営業日報は明日書こう!と思った時などです。

普段の習慣と違う行動を取った時は要注意です。

こういう時は、明日書こう!と思った時点で明日のタスクリストに「今日の分の営業日報を出す」と書けば良いのです。

忘れてしまう人はこれをやっていない場合が多いです。

 

習慣化していないことと、普段の習慣と違う場合、この2パターンを全てタスクとして書くことで、忘れることは劇的に減るはずです。

 

(3):1秒後にやること以外は全て書く


もう一つ、忘れっぽい人がよくやってしまうのが、

「この仕事が終わったらすぐやろう!」

と思ってタスクに書かずにおいてしまうことです。

これで仕事の依頼を忘れるパターン、かなり多いです。

(私も時折やってしまいます)

 

1秒後にやること以外は全てタスクに書いてください!

10秒後でもダメです!即やること以外は全てタスクに書きます。

 

例えば資料を作っている最中に上司に、

「この書類にサインして提出しておいて」

と言われたとします。

忘れっぽい人はだいたい、

「すぐやっておきます!」

と言いつつ資料がいいところまで進んだらすぐやろう!と思って、結局忘れてしまうというものです。

この場合は「サインして提出しておいて」と言われた時点でタスクに「書類にサインして提出する」と書き込む、ついでにその下に「提出したこと上司に報告する」とも書いてしまいましょう。

 

この「○○したことを上司に報告する」も結構忘れてしまう方は多いです。

例えば重要な商談の日時をスケジュール帳に書き込まない人はいないと思います。

でもそれと同時に、その日のタスクに「商談の結果を上司に報告する」と書く人はまれです。

これもちゃんとタスクに書くようにするだけで、上司への報告し忘れも無くなります。

 

同じようなもので「○○さんに電話する」「○○さんにメールする」を忘れてしまう人もよくいます。

これらのタスクは習慣化できるようなものではないので、「あ、○○さんに電話しなきゃ」と頭に浮かんだ時点でタスクに書くようにします。

「あ、○○さんに電話しなきゃ!この資料作ったあとにやろう!」

と思ってタスクに書かない人は、だいたい忘れてしまうものなのです。

 

1秒後にやること以外は全てタスク管理する、これを徹底するようにしてください!

 

(4):細分化して書く


資料の提出期限を過ぎてしまう人、実はこれも正しいタスク管理ができていないことに原因があります。

だいたいこういう人は締め切り日だけ手帳に書いて、締め切り日になるまで気付かずに慌てて当日やり始める、というパターンが多いです。

 

正しいタスク管理ができている人は以下のように書きます。

例えば資料の締め切りが10月31日の場合、

 

10月15日 資料作り始め

10月22日 資料完成予定、先輩にチェック依頼

10月25日 提出

10月31日 締め切り

 

とそれぞれタスクを細分化して書くのです。

こうすれば締め切り当日に気付いて慌てて作る、ということも無くなりますし、余裕をもってとりかかることができるので資料の出来もよくなるのです。

 

 

記憶力にたよらずとにかく書こう


正しいタスク管理はやったことが無い人にとっては面倒くさいと感じるかも知れません。

私はB6サイズ1日1Pのスケジュール帳でタスクを一元管理しています。

一日10人以上と会い、数十人と電話するので、タスクがびっしりと書き込まれています。

これだけのタスクを記憶力だけに頼って頭で覚えようとしたら、絶対に抜けが出て何かを忘れてしまいます。

仕事の依頼を一つ忘れるだけで相手からの信頼はガタ落ちし、それを取り戻すには失うのにかかった時間の何百倍もの労力をかけなければいけません。

だからこそ、多少面倒くさいと思ってもタスク管理は全てもれなくやらなければいけないのです。

 

あなたも正しいタスク管理を覚えて、仕事の依頼を忘れることを0にして、上司や顧客の信頼を取り戻してみませんか?