最終更新日:2018年11月23日
報連相。
会社でよく聞く言葉ですよね。
報告・連絡・相談の略で、社会人が覚えておくべき基本的な事項として知られています。
上司から、
「報連相をちゃんとやれ！」
って怒られた経験がある方も少なからずいるのではないでしょうか？
しかしこの報連相、最近では古いと言われています。
・細かいことまで報告する暇があるなら他の仕事をした方がいい、
・いちいち相談していたら部下が育たない、
などなど、報連相をしないと明言している会社もあるようです。
報連相じゃなくかく・れん・ぼう＝確認・連絡・報告の方がいいんじゃないか、みたいな話もよくありますよね。
「相談」ではなく、こうしようと思いますがよろしいですかという「確認」の方が部下が育つのではないかという考え方ですね。
私自身は報連相はいらない派です。
ただ、上司とのコミュニケーションや信頼関係を築くために報連相を使うことがあります。
今日はそんな革新的な社員と保守的な社員の入り混じった今の時代に則した、正しい報連相の仕方を紹介したいと思います。
目次
報連相はもう古い？今の時代に即した正しいやり方とは？
(1)報告は簡潔にわかりやすく
報告で大事なのは簡潔にわかりやすく話すということです。
当たり前、と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、これが意外と難しい。
簡潔にわかりやすく話すには、内容を当人が上辺だけでなくしっかりと理解していなければいけません。
特に新人はこれをやるのが難しく、ダラダラと長い報告になってしまうことが多いです。
（これはメールなどでも同じですね。要領の得ないダラダラと長いメール送ってくる人、あなたの周りにもいると思います）
報告をする際は、あらかじめ自分の頭の中で構成を組み立ててから、上司に話しかけるようにしましょう。
場合によってはメモ帳に報告することを箇条書きにして、それを見ながら話すのも良いでしょう。
私も複雑な報告をしなければならない時に、メモはよくやります。
結論を最初に述べるも重要です。
これも当たり前ですが新人ができていないことの一つです。
起きたことを時系列順に話すのではなく、まず結論を述べてその後必要な部分だけ肉付けする、こうすることで話を簡潔にわかりやすくまとめることができます。
簡潔にわかりやすく話す訓練をすると、上司への報告だけでなく、得意先での商談や資料作成にも大いに役立ちます。
是非これを意識して報告をするようにしましょう。
(2)連絡は簡潔に迅速に行う
連絡とは、簡単な情報を関係者にメールなどで共有することです。
次の会議の日時や得意先との打ち合わせの内容を、関係者に共有することなどがこれに当たります。
連絡で重要なのは余計なことを書かずに、要点だけを過不足なく伝えることです。
・次の会議の日時ならば、場所と時間、会議の目的
・得意先との打ち合わせの結果なら、そこに至るまでの経緯をだらだら書かずに結論だけ書く
報告と同じように「簡潔にわかりやすく」、を意識すれば良い文章が作れるでしょう。
また迅速に行うのも大事です。
連絡はそんなに長文を書く必要はないのですから、後回しにせずすぐにやってしまうのが望ましい。
会議の日時などは、すぐに連絡すれば出席者がその時間に別の予定を入れることを防ぐことができます。
得意先との打ち合わせ結果も素早く共有することで、関係者がそれを見て自分がやらなければいけないことにすぐ手をつけることができます。
連絡は簡潔に迅速にを心がけて行うようにしましょう。
(3)相談はまず自分で解決策を考えてから
何か問題が起きて自分では解決策が思いつかない時、上司に相談にいくことがあると思います。
この時、全く解決策が思いついていない状態で上司のところに行ってはいけません。
最低でも一つ、どんなダメな案でもいいので何か解決策を考えてから上司に相談にいきましょう。
相談する際もまず結論から述べます。
例：「問題が起きたのですが解決策が思い浮かばないのでアドバイスいただきたいです」
それから問題の内容を簡潔にわかりやすく伝える。
最後に自分なりの解決策を伝え、ただこれだとやはり解決しなさそうなのでアドバイスが欲しい旨を伝えるのです。
相談とは上司があなたに解決策を教えてくれるものではなく、
上司があなたにアドバイスをして、
あなたが自発的に解決策を思い浮かぶための手助けをしてくれる行為なのです。
すでに良い解決策を思いついているが、自分一人の責任だけでは済まない場合も上司に相談します。
これもアドバイスを請う形で、自分の考えを上司に伝えれば良いでしょう。
自分で考える癖がつくとあなたの自主性は高まります。
その自主性こそが社会人として身に着けるべき最初にして最強のスキルなのです。
(4)報連相は最初は150%、徐々に0%まで下げる
ここまで報連相が大事という話をしてきましたが、やはりこれ面倒くさいです。
関係者と情報を共有する連絡は無くせないかとは思いますが、上司への細かい報告や相談はできれば減らしていきたいものです。
とはいえ上司はあなたに報告や相談を求めます。
なぜでしょうか？
それはあなたがちゃんとできているか不安だからです。
ということは逆に、あなたが上司の信頼を勝ち取り不安を取り除いてあげれば、ほとんどの報告や相談はしなくて済むようになるという訳です。
私は新しい上司の場合は報連相をこれでもかというくらい完璧に、相手が望むより150%高い水準でやるようにしています。
・重要案件があれば上司に言われる前に自分から即報告
・連絡は誰よりも早く、正確に
・相談も自分の意見を持ったうえで細かく行う。
こうすることで上司は自分を報連相がしっかりできるという認識を持ってくれます。
こうして信頼を得たら、あとは徐々に報告や相談の回数を減らしていき、最後にはほぼ0に持っていくのです。
もちろん最低限の報連相はしますが、少なくとも上司の方からは言われなくなります。
こうして無駄な報連相をしないこと捻出した時間を、自らの能力向上や後輩の育成などに当てることができるのです。
(5)上司は「おひたし」
最後に部下の報連相に対して上司がとるべき対応「おひたし」を紹介します。
「お」怒らない
「ひ」否定しない
「た」助ける
「し」指示する
怒らない・否定しない、は当然ですね。
部下が報告や相談してきてるのに怒ったり否定したりすれば、怖がって報告に来なくなってしまいます。
助ける・指示する、は難しい。
確かに部下は相談しに来るとき、上司の的確な指示を求めているものです。
でも指示ばかり与えていると部下は指示待ち人間になってしまい、自分で考えることをやめてしまいます。
まずは的確なアドバイスで部下自ら解決策を思い浮かぶよう手助けをして、どうしてもダメそうなら指示を与える、という順序にした方がいいでしょう。
正しい報連相で上司の信頼を勝ち取ろう！
簡潔にわかりやすく、そして迅速に。
これは「報・連・相」だけでなくあらゆる行動に適応でき、これができると上司の信頼をどんどん得ることができます。
上司の信頼を得られれば細かいことまで聞かれることがなくなり、時間的余裕が生まれ、それにより更に自らの能力を向上させることができます。
あなたも正しい報連相の技術をマスターして上司の信頼を勝ち取り、もっと働きやすい職場環境を作ってみませんか？
