最終更新日:2018年11月28日
社会人はメールとの戦いといっても過言ではないですよね……
日々何十通もくるメール。
大事なものもあれば、どうでもいいものもある。
未読や未返信もたまる。
上司や顧客からメールの返信がないとクレームを受ける。
あるあるですよねぇ。
新人ならそもそもどのようにメールを書いたらいいかわからない、という悩みもあるでしょうし、
営業マンならどうすれば相手の心に響くメールを書けるか、苦心されてる方もいると思います。
そんな方におすすめなのが『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』
著者は「一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事」というすごい肩書の平野友朗さん。
ビジネスメールに関する本を多数出版し、企業や官公庁へのコンサルティングや講演、研修を年100回以上されている方です。
この本には、
・メールの処理を早くする方法
・相手の心に響き商談に繋がるメールの書き方
・はては相手が返信しやすくなるメールや催促メールの書き方
などなど、メールに関することほぼ全てが載っているといっても過言ではありません。
これ1冊職場のデスクに置いておけば、メールに関して迷うことはほとんど無くなるでしょう。
今日はそんな『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』の中から、メールの処理が速くなる3つコツを紹介したいと思います。
目次
メールの処理が速くなる3つコツ
(1)「主導権」を握る
引用元：『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(平野友朗, 文響社)
メールが速い人は主導権を握っています。
ただ届いたメールに対し受け身で回答するのではなく、
「いつまでにやればいいですか？」
「これも一緒にやらなくて大丈夫ですか？」
「いついつまでに資料完成させて送ります」
というように、能動的に対処します。
こうすることで案件を自分でコントロールし、相手から急な依頼がきたり抜けが生じたりすることを防ぎ、結果的に時短になりメールの処理を速く行うことができるのです。
これは仕事でも一緒です。
仕事が速い人は他人から依頼されたことでも自分事として扱う。
そうすることで自分の頭で考え、問題点を探り早めの対処をすることで、仕事がたまるのを防いでいるのです。
(2)ムダなことを排除する
引用元：『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(平野友朗, 文響社)
メールが速い人はムダなことを徹底的に排除する。
例えば、メールの最後につける署名。
------------------------
○○株式会社
メール 太郎
電話番号
------------------------
いちいち打っていたり、メモ帳に貼ってあるものをコピー＆ペーストするのも面倒くさいですよね。
署名は自動的にメールの最後に挿入されるよう設定しておく。
場合によっては文頭の「お世話になっております」も自動で挿入されるようにしておく。
自分のメールアドレスやよく使う単語なども辞書登録しておけば、キーボードで打つ手間がだいぶなくなります。
そんな細かいことまで、と思われる方もいるかも知れません。
でも仮に1通のメールで3秒ムダな時間を省ければ、1日20通で1分、1か月で20分、1年で4時間も捻出することができます。
他のムダを省く技術と組み合わせれば、それによって捻出できる時間は膨大です。
メールが速い人・仕事が速い人は、こうやってムダな時間を徹底的に排除することで時間を捻出し、それを自己能力アップに使います。
それにより更に仕事がデキる人へと成長していくのです。
(3)相手の思考を先回りして考える
引用元：『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(平野友朗, 文響社)
メールが速い人は相手の思考を先回りして考えている。
「この人はこの情報が必要だからあらかじめ資料を添付しておこう」
「多分この後打ち合わせになると思うから、あらかじめ空きスケジュールも伝えておこう」
などなど、常に先手を打ちます。
また相手の思考を先読みし、1回のメールで過不足のない情報を送ります。
なので後から、
「あ、これを伝え忘れた」
「あ、あれも聞かなきゃいけないんだった」
とメールを送り直すことがありませんし、相手も1度の返信で済むようになります。
ムダなメールのやり取りを極力減らすことにより業務の効率化を図り、結果仕事も速く終えることができるのです。
総評
【有用度】★★★★☆
【科学的根拠】☆☆☆☆☆
【実践的】★★★★★
【読みやすさ】★★★☆☆
【総合評価】★★★★☆
今回はメールの処理に関することだけを紹介しましたが、この本には他にも、
・ビジュアルを良くして読まれるメールを作る方法
・確実に返信を受け取るための方法
・クレーム対応のメールの書き方
などなど、メールに関する様々な事柄がほぼ全て書かれています。
これ1冊職場のデスクに置いておけばもうあなたはメールで悩むことはありません！
ぜひあなたもこの本を読んでメールの処理を速くして、仕事をより効率的にこなしてみませんか？
メール整理のコツが知りたい方はこちらの記事をどうぞ。
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