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仕事を効率化したい人におすすめ『実践! タイムマネジメント研修』【書評13冊目】


さて今回も素晴らしい本に出会いましたので早速紹介したいと思います!

その名も『実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために』

 

 

仕事の効率を上げる本はたくさん読んできましたが、この本は群を抜いて素晴らしい!!

わかりやすいし、他の本にはないアプローチ方法ですし、何より即効性がすごい!

 

早速ここに書いてある方法をブログ運用に使ってみたところ、なんと記事作成にかかる時間が2割も削減できたのです!

会社の業務にもちゃんと適用したら、正直5割くらいは時間を削減できるんじゃないかと思うレベルです。

 

一体どんな内容なのか、早速見ていきましょう!

 

目次

 

どんな人向け?


この本をおすすめできる方、それは、

 

・仕事を効率化したいと思っている方

残業を減らしたいと思っている方

・仕事がたまってしまう

 

というか社会人はみんな読んでください(笑)

 

中間管理職の方も読んで、この本の内容を伝えて部下に実践させてみてください。

本当に即効性があってすごいんです。

 

社会人だけではありません。

勉強法に悩んでいる学生や、副業をやっている主夫・主婦の方も非常に参考になると思います。

 

全日本人がこの本に書いてあることを実践したら、日本の生産性は跳ね上がると思います!

正直日本人なら全員におすすめできる、そんなレベルの本なのです!

 

どんな内容なの?


この本は、実際に行われている研修をもとにして、半小説形式で仕事を効率化する方法を教えてくれます。

 

一般のビジネス書と比べると、普段読書をしない方でも読みやすい内容になっており、具体例を出しながら説明をしてくれるので非常に説得力があります。

 

私も読みながら、

なるほど、確かにその通り!

いやぁ、それはあるあるだ!

と2,3Pに1回は感嘆していました。

 

この本が紹介する仕事効率化術、抜粋すると2つ大きなポイントがあります。

 

効率化(1)クラスタリング


1つ目は、

 

クラスタリング
『限られた空間や時間を、最大限有効に使うためには、少数の大きなかたまりを詰め込もうとするよりも、小さなかけらをたくさん詰める努力をした方が良い』

引用元:『実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために』
(坂本 健 , 株式会社ポテンシャル・ディスカバリー・コンサルティング)  第3章

 

です。

 

皆さん、

 

・仕事はキリのいいところまで一気にやった方がいい

・あとちょっとで終わる仕事なら最後までやった方がいい

・大きな仕事はまとまった時間を見つけて一気にやった方がいい

 

そう思っていませんでしたか?

 

いや私もこの本読むまではそれが良いと思っていました。

キリが良いところまで一気に仕事をやっていましたし、細かい仕事を片付けて一段落してからよし!やるか!って感じで大きい仕事に手を付けていました。

 

違ったんですこれ!

 

人の集中力って、

 

"かたより富士山"

引用元:『実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために』
(坂本 健 , 株式会社ポテンシャル・ディスカバリー・コンサルティング)  第3章

 

型なんです。

 

絵にするとこんな感じです。

 

かたより富士山

最初は集中力が高まっていくけど、中盤は落ちる、ラストスパートでちょっとだけ上がる

私達は中盤の集中力が落ちた状態でダラダラ仕事をしている、この時間がすごく無駄だったのです!

 

クラスタリングは大きな仕事も細分化して、キリがいいところとは言わず集中力が落ちて来たらすぐやめて別の仕事に取り掛かります。

 

仕事を極限まで効率化している人の集中力の推移はこんな感じです。

 

クラスタリング時集中力

このように集中力が落ちて来たら別の仕事、また落ちて来たら別の仕事、落ちて来たら今度は最初の仕事をまたやる、そしてまた別の仕事、と仕事を切り替えて行っていくのです。

 

私もブログ運用で試してみました。

 

今までは記事を集中して一気に作っていました。

これを集中力が切れたらすぐやめて読書をし、読書の集中力が切れたら記事作成に戻り、また集中力が切れてきたら今度は家事をし、と切り替えてやるようにしたのです。

 

そうすると今まで1記事2時間くらいかかっていたのが総計1時間半くらいに削減され、しかもその間に他の雑務も終わらせられるようになったので、時間がかなり捻出できるようになったのです。

 

これはかなり驚きの結果でした……

 

仕事でもこれを適用させればかなりの時間が削減できることが容易に想像できます。

ぜひ皆さんもこのクラスタリングの技術を使ってみてください。

 

効率化(2):過剰品質を防ぐ


2つ目は、

 

過剰品質を徹底的に排除して適正品質に戻す

引用元:『実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために』
(坂本 健 , 株式会社ポテンシャル・ディスカバリー・コンサルティング)  第6章

 

です。

 

人はついつい時間内にできるだけ良いものを作りがちです。

また顧客のニーズをちゃんとヒアリングできていない時は、それを補うためについつい包括的なものを作ってしまいます。

 

顧客の期待を上回るものを作れば評価も上がる、と思う方もいるかも知れません。

もちろんその通りです。

 

でもそれ、本当に顧客の評価が上がる方向に良いものを作っていますか?

ただの自己満足になっていたりしませんか?

 

相手の評価が上がらない過剰品質はただの時間の無駄です。

 

最近私の会社で起きたエピソードがあります。

 

私は商社勤務の営業なのですが、担当エリアが変わり、ある顧客を後輩に引き継ぐことになりました。

 

その顧客には物品を購入してもらった際にある資料を提出する慣習がありました。

だいたい作るのに30分くらいでしょうか。

 

それを引き継いだ時、後輩に言われたんです。

「これってこんなに丁寧に作る必要がありますか?」

 

私答えられなかったんです

何故なら私も先輩からただ引き継いだだけでしたし、顧客に提出する資料は丁寧に作るものだと思っていましたから。

 

そこで後輩は試しに、10分くらいでできる簡易な資料を作ってみて、

「こういう風に変えようかと思うんですが、大丈夫ですか?」

って顧客に聞いてみました。

 

そしたら、

「あぁ、そこだけわかればいいから十分だよ。シンプルになっていいね」

という答えが返ってきたのです。

 

これが過剰品質なのです。

こういう仕事、あなたの周りにあふれているはずです。

 

過剰品質を排すコツは、この仕事はなぜやっているんだろう、と常に問いかけ続けることです。

 

何のためにやっているんだろう?

が見るんだろう?

成果に繋がっているのかな?

 

これを繰り返してどんどん原点までさかのぼっていくと、実はこの仕事は慣習的にやっていただけで今はいらないんだよね、となる場合すらあります。

 

こういう過剰品質を徹底的に排除していくと、正直私は今の自分の業務を5割くらいは減らせるんじゃないかと思っています。

過剰品質の排除、皆さんもぜひ明日からやってみてください!

 

仕事効率化の道は果てしない……


今回は2つの方法を抜粋させていただきましたが、これ以外にも仕事効率化の方法はまだまだたくさんあります。

 

私も仕事を効率化したり時間を捻出したりする方法は下記の様に常に追求し続けています。

 

www.konokoneko.com


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ぜひ皆さんも『実践! タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために』を読んで、明日から仕事の効率を1.5倍、2倍に引き上げてみませんか?