最終更新日:2018年11月23日
仕事が他の人より遅くて悩んでいる方、やることが溜まって残業が多く、上司から苦言を呈される方、いらっしゃいませんか？
決して他の人よりやる気がない訳じゃない。
むしろ頑張っている！
なのにいつも時間がない、時間がないと仕事に追われている方、いると思います。
意を決して時間管理の本を買って読んでみても、なんだかしっくりこない。
試したみたけど自分に合っていないのか効果が出なくて、結局元のやり方に戻ってしまう。
そういう方たくさんいらっしゃると思います。
ちまたには時間管理の本があふれていますが、書いていることはどれもまちまち何が正しいのかわかりません。
しかしその中でも、共通して書かれている時間管理の技術が存在します。
今日は時間管理の本を30冊以上読んだ筆者が、それらから纏めた最強の時間管理術を紹介したいと思います。
目次
- まずは仕事には緊急度と重要度があることを頭に入れよう
- 時間管理術(1):電話は出なくていい！確実に折り返せ！
- 時間管理術(2):メールは常に受診トレイ(0)にせよ
- 時間管理術(3):全てのタスクは手帳orスマホに書け！
- 上級編(1):システム化しよう
- 上級編(2):重要な2割に注力しよう
- 結論：実はすべて緊急度と重要度に基づいている
まずは仕事には緊急度と重要度があることを頭に入れよう
まず自分は時間が無いと思っている方は、行動を変える前に以下を頭に入れてみてください。
仕事は4つに分けることができます。
第Ⅰ領域：緊急で、かつ重要
第Ⅱ領域：緊急ではないが重要
第Ⅲ領域：緊急であるが重要ではない
第Ⅳ領域：緊急でも重要でもない
引用元：『7つの習慣-成功には原則があった!』(スティーブン・R. コヴィー, キングベアー出版) 215P
これは自己啓発書の名著『7つの習慣』に書かれている言葉です。
第Ⅰ領域：緊急で、かつ重要
⇒締め切り間近の大事な案件、大事な得意先のクレーム対応
第Ⅱ領域：緊急ではないが重要
⇒将来の事業計画、人間関係の構築、ルーチンワークの自動化
第Ⅲ領域：緊急であるが重要ではない
⇒突然の電話、突然の来訪、ほとんどの会議、ほとんどの報告書
第Ⅳ領域：緊急でも重要でもない
⇒無駄な長電話、無駄なおしゃべり、無駄な資料作り
あなたの仕事を思い出してみてください？
今日は第〇領域の仕事を多くやったでしょうか？
忙しいと思っている人ほど、第Ⅰ、第Ⅲ、第Ⅳ領域の仕事しか自分がやっていないことに気付くはずです。
そしてふいに第Ⅲ領域の仕事が重荷になり、第Ⅰ領域に手が回らなくなって大問題が起きる、そんな経験ないでしょうか？
できる人は第Ⅳ領域の仕事はやらず、第Ⅲ領域の仕事を極力減らすか効率化します。
そして第Ⅰ領域に注力し、空いた時間を第Ⅱ領域に注ぎます。
第Ⅱ領域の仕事でもっともオススメするものは、第Ⅲ領域を無くしたり自動化したりする仕組みを構築することです。
それにより捻出した時間を再度第Ⅱ領域に当てることで、できる人は更なる高みへとどんどん進んでいくことができるのです！
あなたもまず自分が第〇領域の仕事をやっているかを考えてみるようにしてみましょう！
それを考えるだけで、みるみるうちに仕事の効率は上がっていくと思いますよ！
（ちなみに私の会社の後輩は『7つの習慣』を読んだ次の日にはデスクから書類の山が消えていました。
どうやら第Ⅱ領域の仕事に手を付けてくれたようです）
時間管理術(1):電話は出なくていい！確実に折り返せ！
営業マンなら出勤したその瞬間から、鳴り響く得意先からの電話に胃を痛めることでしょう。
すぐに電話に出る人、これは素晴らしい人です。
全く電話に出ない人より何十倍もいい。
でもあなたはすぐ電話に出ることによって、大事な時間を奪われています。
例えば朝メールをチェックしている時、上司とミーティングをしている時、大事な資料を集中して作っている時。
そんな時に電話に出ることは果たして正解でしょうか？
それは間違いです。
電話に出ることによってあなたの集中力は途切れ、やっていたこと・やらなければいけなかったことを忘れ、そのロスを取り返すためにあなたは多大な時間を使います。
着信の画面を見て、重要な相手でなければ電話に出ないようにしましょう！
留守電が残っていればさっと空いた時間に聞いて、緊急度が高そうなら折り返しましょう。
緊急度が低そうなら、一息つけた時間にまとめて折り返すようにしましょう。
必ず折り返す！これが重要です。
折り返しがない営業マンは相手を不安にさせ、何度も着信を受けるようになります。
その場ですぐ出なくても必ず折り返す営業マンになれば、「この人は必ず折り返してくれる人なんだ」と思ってもらえるため相手も何度も電話をかけなくなるのです。
これにより捻出した時間を、あなたは緊急ではないが重要な第Ⅱ領域に集中して時間を費やすことができるようになるのです。
時間管理術(2):メールは常に受診トレイ(0)にせよ
電話と同様社会人が戦わなければいけないものはメールです。
未読のメール・未返信メールが溜まっている人いませんか？
受診トレイ(95)、こんな方いませんでしょうか？
すぐに受信トレイ(0)にしましょう！
未読・未返信メールは電話の時と同様あなたの信頼感を著しく低め、相手は心配になりあなたに何度も何度も確認と催促のメールを送るようになります。
そうすることであなたの受診トレイは更に増える、ひどい悪循環です。
まず1週間前までのメールに全て目を通し返信したら、残りは『過去メール』というフォルダを作ってぶちこんでしまいましょう。
大丈夫、どうせ過去のメールなんて見ないんですから！
これであっという間に受診トレイ(0)が完成です。
あとは朝・昼・晩などのメールソフトを開いたら、すべてのメールに目を通し確実に返信するようにすればいいのです。
え、すぐに返信できないメールはどうすればいいかって？
そういうメールは「内容確認しました。いついつまでに詳細再度メールいたします」と書いてとりあえず返信してしまうのです！
こうすればすぐに返信できないメールは存在しないはずです。
返信に時間がかかるメール・資料作成などの依頼メールの対処法は過去記事を参照にしていただければと思います。
受診トレイ(0)にすることであなたの思考はクリアになり、相手からの無駄な確認・催促メールも減るので、安心して自分の大事な仕事に取り込めるようになりますよ。
時間管理術(3):全てのタスクは手帳orスマホに書け！
仕事が遅い人はよく言われたことを忘れます。
得意先から依頼されたことをすっかりやるのを忘れており、締め切り間近になって思い出して急いでやる。
当然出来も悪いので評価は低い。
それならまだマシで、言われたことを忘れてそれが大クレームになってしまい、その収集で更に時間を浪費してしまうという悪循環に捉われてしまいます。
実はそれ、あなたの物覚えが悪いのが原因ではないのです。
できる人は自分が忘れやすいことを知っていて対策を立てます。
実はこれ、たった一つのことだけを徹底してやればいいのです。
1秒後にやること以外は全てメモれ！！
です。
「○○さんに電話かけておいて」
と上司に言われた新人は、今自分がやっている仕事が5分で終わるのでその後に電話をかけようとします。
これは絶対に忘れます。
その場で即やること以外は全てメモしてください！
手帳が小さくて書き込めないなら大きいものを買ってください。
スマホアプリなら書き込めるスペースは無限です。
とにかく言われたこと、やらなければいけないことは全てメモします。
人間は忘れる生き物です。
意志の力に頼っていては、やり忘れを防止することは絶対に不可能です。
また資料作成を依頼された際に締め切り日だけメモる人がいますが、これも間違いです。
・作成に手を付け始める日
・(仮)版を完成させる日
・上司に見てもらう日
・上司に提出する日
・締め切り日
をそれぞれ書きましょう。
そうすることで締切日ギリギリになってしまうことも防ぐことができます。
メモの仕方についてはこの過去記事を見ていただければ参考になると思います。
メモすることによってやり忘れが減れば、そのミスを挽回するのにかける時間を削減できます。
そうして捻出した時間を更に高次元な仕事に費やすようにしてください！
上級編(1):システム化しよう
ここからは少し上級編です。
今までの時間管理術のように単にやれば時間が捻出できるというものではなく、頭を使って更に大きな時間を作ることを目的としています。
一つ目はシステム化です。
余裕ができた時間に、ちょっと今までの仕事を思い返してみてください。
あなたが普段やっている仕事で面倒くさいなあとかこれ無駄だなあとか思うものは無いか。
こういうものはシステム化して短縮・自動化するようにしてしまいましょう！
例えば数値の打ち込み・上司への毎週の売り上げ報告・書類のファイリング。
エクセルで関数を使ったり、上司と交渉して毎月にしてみたり、電子化したり。
様々な方法を駆使してこれらに費やす時間を減らすか0にしてしまいましょう！
こうしてできたシステム化は、あなたが使ってみて問題ないなら同僚に、更には他の部署に、更には会社全体に広めてみましょう！
それによりあなたは会社全体に大量の時間削減をもたらすことができるのです。
上級編(2):重要な2割に注力しよう
かの有名な8:2の法則、パレードの法則というものがあります。
あなたの仕事の成果の8割は、実はたった2割によって生み出されている、というものです。
上級編2つ目は、この8割の成果を出している2割の仕事を見つけ出してそこに注力しようというものです。
重要な2割を見つけるのは難しいです。
重要顧客に会いに行くことは確かに売上に繋がっているかも知れない。
でも実はそれ以上その顧客のところに通っても売上は頭打ちで増えないかも知れない。
かといって新規顧客のところに突撃してみても、9割は売上に繋がらないかもしれない。
これを見つけるには実は先程のシステム化がヒントとなっています。
多くの事柄のシステム化を達成したあなたの元には、自然と売上などの情報がデータ化され大量に集まっていることと思います。
それを分析することで「あ、ここが重要な2割だ！」と気付くことができるのです。
簡単なことではありません。
見つけたものが間違っている可能性もあります。
でもこの重要な2割と見つけた時、あなたの仕事の効率は他の人の数十倍にも跳ね上がることになるのです！
結論：実はすべて緊急度と重要度に基づいている
いろいろな時間管理術を紹介させていただきましたが、実はいずれも最初に話した、
第Ⅰ領域：緊急で、かつ重要
第Ⅱ領域：緊急ではないが重要
第Ⅲ領域：緊急であるが重要ではない
第Ⅳ領域：緊急でも重要でもない
の第Ⅲ領域をいかに減らして、第Ⅱ領域にどれだけ時間を費やせるかという理論に基づいているのです。
ですから、最初に私が伝えた「仕事には第Ⅰ～Ⅳ領域までがある」ということさえ覚えてもらえば、あとはあなた自身の力で仕事をどんどん効率化していくことができるのです。
明日から是非この最強の時間管理術を実践して、あなたも仕事が遅い人から仕事ができる人に代わってみませんか？
以下主に参考にした書籍です。
どれもオススメなので、興味がある方、さらに時間管理の技術を磨きたい方は読んでみてください。
